La Prueba de Elegibilidad de FMLA Que los Gerentes Fallan

Un gerente se entera de que un empleado necesita tiempo libre por la cirugía de un padre y supone que la Ley de Ausencia Familiar y Médica se aplica automáticamente. Puede que no. La FMLA no es un derecho general que cubre a todo trabajador en toda empresa — es una prueba de tres partes, y fallar en cualquiera de ellas significa que la ausencia en cuestión no es ausencia FMLA, sin importar cómo la llame el empleador.

La primera parte trata sobre el empleador, no sobre el empleado. La ley solo alcanza a empresas de cierto tamaño: se aplica a cualquier empleador del sector privado que tenga 50 o más empleados cada día laboral durante al menos 20 semanas calendario en el año en curso o el anterior. Una empresa pequeña por debajo de ese límite no tiene ninguna obligación de FMLA, sin importar cuán comprensible parezca la situación. Ese umbral sorprende a un número considerable de empresas en crecimiento, que suponen que una ley federal de ausencias debe aplicárseles solo porque manejan una nómina, y luego descubren que no están cubiertas, o que cruzaron el límite hace tiempo y han estado incumpliendo desde entonces.

Estar cubierto no es lo mismo que ser elegible

Incluso dentro de una empresa cubierta, no todo empleado califica. La persona debe superar sus propios umbrales de antigüedad y horas, y la prueba de horas es estricta: el empleado debe haber trabajado 1,250 horas en los 12 meses anteriores. Alguien contratado hace poco, o que ha estado con horario reducido, puede fallar esta prueba incluso en una empresa totalmente cubierta. Se estima que solo alrededor del 50 por ciento de los empleados de Estados Unidos están cubiertos por la FMLA. Esa proporción sorprende a la mayoría de los gerentes, que suelen suponer que la ley es casi universal, una vez que se aplican tanto la prueba del tamaño del empleador como la prueba de elegibilidad individual.

Los abogados laborales describen los mismos errores repitiéndose una y otra vez. Uno es el momento: la elegibilidad debe verificarse la primera vez que un empleado toma ausencia por un motivo calificado en particular dentro del año FMLA del empleador, no volver a verificarse en cada solicitud posterior por ese mismo motivo. Una vez establecida la elegibilidad, se mantiene por el resto del año, y tratar cada solicitud como una pregunta nueva genera inconsistencias que, vistas desde afuera, se parecen mucho al favoritismo o a lo contrario.

La antigüedad se esconde en lugares inesperados

La prueba de antigüedad confunde a la gente de otra manera. Los meses trabajados en períodos de empleo anteriores deben contarse, a menos que haya habido una interrupción del servicio de más de siete años. Eso significa que un empleado que regresa a la empresa después de haberla dejado puede haber superado ya el umbral de antigüedad desde el primer día de vuelta, mucho antes de lo que un gerente esperaría. Los sistemas de RR. HH. construidos alrededor de una sola fecha de contratación continua pueden pasar esto por alto por completo, negando ausencia a alguien que, en el papel, ya es elegible.

El trabajo remoto añade su propia complicación. La casa de un empleado no se considera su centro de trabajo para efectos de FMLA; la elegibilidad se mide en cambio contra la oficina a la que reporta y de la que recibe asignaciones, y una regla de conteo de personal aparte se aplica a esa ubicación y no a la mesa de la cocina del empleado. Una empresa con personal remoto disperso por el país, todo asignado nominalmente a una sola oficina pequeña, puede descubrir que ninguno de ellos supera esta parte de la prueba aunque la empresa en su conjunto sea grande.

Lo que realmente vale el veredicto de elegibilidad

Nada de esto significa que un empleador deba negar la ausencia en cuanto la elegibilidad parezca dudosa. Un empleado elegible con un motivo calificado tiene derecho a 12 semanas de ausencia en un período de 12 meses. Acertar mal en la decisión de elegibilidad, en cualquier dirección, tiene un costo real: conceder ausencia protegida por FMLA por error sienta un precedente difícil de revertir después, mientras que negarla por error expone a la empresa a una reclamación de que interfirió con un derecho que el empleado realmente tenía.

El hábito más seguro es aplicar las mismas tres verificaciones cada vez —tamaño del empleador, antigüedad y horas individuales, y centro de trabajo— y anotar la respuesta junto con el razonamiento detrás de ella. Una lista breve vence a una suposición, y un rastro documentado vale mucho más que una conjetura una vez que la decisión se cuestiona meses después, cuando el empleado ya regresó al trabajo o, peor, ya se marchó.