Si el EEO-1 desaparece, conserva los datos que te permiten defender decisiones salariales y de promoción

Un memorándum puede informarte de que la presentación del EEO-1 está a punto de terminar. La EEOC ha propuesto eliminar el informe que solicita a los empleadores información de los empleados por raza, etnia, sexo y cargo. La pregunta útil es qué registros internos te permitirán responder a una reclamación salarial o de promoción.

La presentación es una tarea de cumplimiento; el archivo interno es una herramienta de gestión. Una vez que el informe se detenga, el segundo sigue teniendo que funcionar.

El informe ayuda a la agencia a identificar casos

Expertos y ex empleados de la EEOC afirman que la agencia tendría más dificultades para identificar la discriminación generalizada en la contratación y las promociones sin los datos demográficos del EEO-1. También pone de manifiesto la proporción de mujeres en puestos directivos de alto nivel y la composición racial de los empleados peor pagados. Esas cifras muestran dónde las decisiones salariales y de promoción pueden requerir una explicación.

Cada año, la agencia recibe aproximadamente 90,000 denuncias por discriminación. No puede investigarlas todas. Los datos del EEO-1 son una de las primeras herramientas que los investigadores utilizan para decidir qué asuntos perseguir con recursos limitados de aplicación y personal escaso. Un caso puede surgir incluso si tu empresa no figura en el informe, pero los datos que conserves determinarán la rapidez con la que podrás responder.

Tus registros son el expediente de defensa

Si una denuncia no se resuelve y la agencia demanda, los datos del EEO-1 pueden respaldar el caso en el tribunal. En el caso Central Transport, la agencia utilizó datos del EEO-1 para demostrar una brecha estadística constante entre las conductoras de camión contratadas y las candidatas. Una empresa sin datos limpios por nivel de puesto tiene más dificultades para explicar un patrón.

Los casos de equidad salarial e impacto desproporcionado suelen depender de lo que el empleador sabía y de lo que podía demostrar. Un patrón de promoción que parece desigual debe responderse con un conjunto de datos, no con un relato. Una banda salarial que parece sesgada debe responderse con una comparación por nivel de puesto, no con una promesa de equidad.

El asesor legal puede argumentar la intención, pero una cuestión de patrón suele responderse con cifras. Las cifras deben vincularse al nivel de puesto, no a una categoría vaga como liderazgo o personal técnico. Un cambio de cargo requiere una correspondencia.

El requisito legal es más estrecho que el operativo. Debes poder explicar las decisiones impugnadas. La buena práctica es conservar los datos en un formato que pueda presentarse sin tener que reconstruirlos de memoria.

Conserva los datos antes de la eliminación

Antes de que cualquier sistema sea depurado, archivado o entregado a un proveedor, crea un archivo de preservación que pueda resistir una solicitud del asesor legal o de un regulador. La siguiente lista es el mínimo.

• Headcount por nivel de puesto según raza, etnia, sexo y banda salarial.
• Fechas de promoción, cambios de nivel de puesto e historial de funciones para cada posición.
• Datos del flujo de candidatos: origen, etapa, resultado y motivo de no selección.
• Solicitudes de datos a proveedores e instrucciones de retención para los sistemas que almacenan los registros.

No conserves todo. Conserva los campos que te permitan comparar lo comparable. Un archivo que mezcle familias de puestos, bandas salariales y fechas de promoción sin una clave será difícil de utilizar ante una pregunta concreta.

Conserva los datos en un formato que permita su unión. El headcount necesita bandas salariales, los registros de promoción necesitan niveles de puesto y las exportaciones de proveedores necesitan instrucciones de retención antes de su uso. Busca un archivo que permita al asesor legal responder a una pregunta concreta en un tiempo razonable.

El archivo debe ser completo, con fecha y utilizable antes de que un revisor lo solicite.