Tres verificaciones para mantener sillas, descansos y registros de lactancia fuera del expediente de despido

Un expediente de despido llega con una solicitud de silla, un descanso para ir al baño y un registro de lactancia grapado a la hoja de asistencia. Esos documentos pueden convertir una acomodación rutinaria en una reclamación por discriminación si la política los trata como una falta. La solución es una auditoría breve que mantiene las acomodaciones relacionadas con el embarazo fuera de las partes punitivas del expediente. Las tres verificaciones son: no exigir nota médica para acomodaciones rutinarias y predecibles; excluir los descansos por acomodación de la disciplina por inasistencia o falta de concentración; y revisar el registro de solicitudes de acomodación antes del despido.

Un expediente de despido puede convertir una solicitud rutinaria en una reclamación

Una demanda presentada el 8 de septiembre en el Tribunal Distrital de los Estados Unidos para el Distrito Este de Nueva York alegó que Amazon se negó a realizar modificaciones rutinarias relacionadas con el embarazo, incluido el acceso al baño, un descanso adicional de 15 minutos y la posibilidad de sentarse en lugar de permanecer de pie. La EEOC informó a los empleadores en 2024 que exigir documentación médica para solicitudes rutinarias relacionadas con el embarazo no es razonable, citando ejemplos como tener agua cerca, descansos adicionales para ir al baño, descansos para comer o beber y sentarse mientras se trabaja. En febrero de 2026, la EEOC determinó que existían motivos razonables para concluir que Amazon había tratado de manera injusta a un grupo nacional de trabajadoras de almacén por necesidades médicas relacionadas con el embarazo, el parto o condiciones asociadas.

La demanda también alegó que Amazon aplicó su Política Punitiva de Asistencia para disciplinar o despedir a las demandantes después de que solicitaron acomodaciones razonables. Una ex empleada alegó que Amazon la despidió después de tratar el tiempo de extracción de leche en la sala de lactancia como tiempo inactivo impermisible. Amazon declaró que proporciona acomodaciones por embarazo a decenas de miles de trabajadores cada año y que aprobó más del 99,9 por ciento de las solicitudes de acomodación relacionadas con el embarazo durante el año anterior.

La auditoría es el paso que mantiene el tiempo de acomodación fuera de la disciplina de asistencia.

La auditoría mantiene separadas las acomodaciones rutinarias

La auditoría se centra en los lugares donde las acomodaciones rutinarias suelen filtrarse en la disciplina: el formulario de solicitud, el registro de tiempo y el expediente de despido. Cada verificación elimina una forma común en que una acomodación rutinaria se convierte en evidencia de sesgo.

• Pregúntese si la solicitud es rutinaria y predecible. Si es así, apruébela sin nota médica.
• Marque el tiempo de acomodación por separado. No lo cuente como falta de concentración, tiempo inactivo o falta de asistencia.
• Revise el registro de acomodaciones antes de cualquier decisión de despido. Si el expediente muestra una solicitud, un descanso o un registro de lactancia, deténgase y verifique la política.

Si alguna verificación no se cumple, la decisión de despido no está lista.

Realice la auditoría antes de que la decisión sea definitiva

Incluya la auditoría en la política de acomodaciones razonables, no en una nota aparte. Los gerentes de línea no deben ser quienes deciden si una silla es médica. Deben derivar la solicitud a RR. HH. o al responsable de acomodaciones. Si la solicitud es rutinaria, la respuesta es sí y el tiempo se marca como acomodación. Si la solicitud no es rutinaria, la política debe indicar qué documentación, si la hay, se necesita antes de solicitarla.

La política debe definir las solicitudes rutinarias sin enumerar cada necesidad posible. Debe establecer que los gerentes no pueden exigir una nota para solicitudes rutinarias, que el tiempo de acomodación es una categoría de tiempo separada y que el registro de acomodaciones forma parte de la revisión del despido. Ese es el mínimo que la política debe decir.

Una buena práctica es capacitar a los gerentes de línea sobre la diferencia entre un problema de desempeño y un problema de acomodación. Un problema de desempeño es trabajo no realizado, trabajo mal realizado o ausencia repetida sin una acomodación aprobada. Un problema de acomodación es tiempo tomado porque la política lo aprobó. Si el empleado tiene una acomodación aprobada, la excepción de asistencia no debe aparecer como una infracción a menos que la política indique que se excedió la acomodación.

El registro debe mostrar la fecha, la solicitud, la aprobación y la categoría de tiempo. La categoría de tiempo debe ser acomodación, no inactividad. El paquete de despido debe incluir el registro, o una nota que indique que no existe registro, y no debe contener una nota que diga que el empleado estuvo inactivo durante el tiempo de lactancia. Si el registro muestra una solicitud, el tomador de decisiones debe ver la aprobación antes de ver la excepción de asistencia. El tomador de decisiones debe poder señalar el registro de desempeño, no el registro de acomodaciones, como la razón del despido. Devuelva el expediente para su corrección antes de que alguien firme.