Declarar horas extra en el W-2 sin clasificar incorrectamente los suplementos exentos o de ley estatal
Use el archivo de exención para determinar qué suplementos por horas extra corresponden al código TT en la casilla 12 del W-2 y excluya los pagos estatales, sindicales y por política.
La línea TT sigue el archivo FLSA
Para el año fiscal 2026, los empleadores y pagadores deben declarar por separado la compensación calificada por horas extra, normalmente en la casilla 12 del formulario W-2 con el código TT. Trate el código como una prueba de clasificación.
El FLSA es la ley federal de salarios y horas que establece el mínimo de horas extra. La línea sigue el archivo de exención/no exención del FLSA, no el archivo de ley estatal, sindical o de política.
Los empleados exentos no son elegibles, y los no exentos generalmente solo reciben el suplemento federal de medio tiempo. Los suplementos por ley estatal, sindicales, de contrato de trabajo y de política empresarial no califican a menos que sean necesarios para cumplir los requisitos de horas extra del FLSA.
El Departamento del Tesoro y el IRS emitieron las preguntas frecuentes de la Hoja Informativa 2026-01 el 23 de enero de 2026, que abordan la deducción calificada por horas extra bajo la One, Big, Beautiful Bill.
El IRS reemplazó la FS-2026-01 con la FS-2026-13 el 6 de agosto de 2026, añadiendo definiciones, cálculos y ejemplos.
La One Big Beautiful Bill Act creó la Sección 225 del IRC, otorgando a los contribuyentes una deducción federal por salarios calificados por horas extra, con un tope de $12,500, o $25,000 para quienes presentan declaración conjunta, para los años fiscales 2025 a 2028. Ese beneficio para el empleado es la razón de la línea de declaración, pero la tarea del empleador es declarar el monto calificado.
La ruta de la casilla 14 del 1099-MISC o la casilla 1d del 1099-NEC está reservada para el raro caso de empleado FLSA/contratista federal.
Cuatro pasos mantienen el número TT defendible
El orden importa. Comience con el archivo de clasificación, luego pase a las horas, después al suplemento y finalmente a las exclusiones. El archivo de clasificación es el primer punto de referencia para cada entrada TT.
- Confirme que el empleado es no exento bajo el FLSA antes de cualquier entrada en ese código. Use un archivo de clasificación que indique la exención FLSA, las funciones del puesto y la base de pago. Si el archivo indica exento, deténgase ahí. Si el archivo no existe, no suponga a partir del título de nómina, porque la línea de declaración heredará ese error.
- Aísle las horas que la Sección 7 del FLSA exige realmente como horas extra. El informe de nómina separa las horas extra federales de las horas extra por ley estatal, los suplementos sindicales y los turnos extra voluntarios. Si un suplemento por ley estatal no es necesario para cumplir el requisito de horas extra del FLSA, exclúyalo del monto TT.
- Calcule el suplemento de medio tiempo sobre la tarifa regular del FLSA, no el pago total de horas extra. La hoja de cálculo muestra la tarifa regular, las horas extra y el monto adicional de medio tiempo que se ingresa en la casilla TT. No declare el pago completo de horas extra solo porque el registro de nómina lo llame horas extra. El monto completo de tiempo y medio permanece en los salarios; solo el suplemento por encima de la tarifa regular es el monto calificado. Si la tarifa regular cambia durante el año, muestre la tarifa utilizada para cada período.
- Excluya los suplementos por ley estatal, sindicales, de contrato de trabajo y de política empresarial. Mantenga esos montos en una columna separada, fuera del total TT. Si un suplemento es necesario para satisfacer el requisito de horas extra del FLSA, incluya solo la porción que cumple esa función. Una política que paga un extra por un turno en particular no califica automáticamente.
La misma regla aplica cuando un contrato o política paga más que el mínimo federal. El monto adicional no califica a menos que esté cumpliendo la función del FLSA. La prueba es si el suplemento es necesario para cumplir la regla federal de horas extra, no si suena a horas extra.
El archivo debe responder la pregunta del empleado
Mantenga la hoja de cálculo TT separada del libro de horas extra ordinario. Revise el archivo de clasificación antes del procesamiento de fin de año, especialmente para empleados cuyas funciones cambiaron durante el año. Mantenga los suplementos por ley estatal y de política visibles en el archivo de nómina, incluso cuando estén excluidos de la línea de declaración.
La hoja de cálculo, la revisión del archivo y la columna de exclusiones son controles internos que mantienen el monto TT vinculado al archivo FLSA, no a la columna total de horas extra. La conciliación de fin de año muestra qué horas fueron federales, qué tarifa se utilizó y qué suplementos se excluyeron. El procesamiento de fin de año es el punto en el que el archivo debe respaldar el número. Si el archivo no puede respaldar el monto TT, corrija el archivo antes de que se emita el W-2.
Los empleados pueden preguntar qué significa la línea para su impuesto. La deducción está abierta tanto para quienes detallan deducciones como para quienes no, pero el beneficio comienza a reducirse cuando el ingreso bruto ajustado supera los $150,000, o $300,000 para quienes presentan declaración conjunta. Los contribuyentes casados deben presentar declaración conjunta para reclamarla.